Non sempre le ciambelle nascono col buco. Anzi, quasi mai. Pure il colore dorato, il sapore soffice della pasta e quel profumo intenso di vaniglia, diciamocelo: difficilmente riescono al primo colpo. O forse sono solo io una pessima cuoca? Può essere. Tu dirai, cosa centrano le ciambelle con le email? Centrano, perché le prime volte che fai qualcosa è normale che tutto non esca alla perfezione. Poi, con il tempo si studia, s’impara. E si migliora.

Oggi voglio parlarti dei miei errori, quattro cattive abitudini che mi hanno accompagnato spesso nello scrivere email, in particolare quelle formali. Chissà, magari raccontandotele, riuscirai ad evitarle, almeno tu 😉 La fonte di questo post? L’archivio polveroso della mia prima casella di posta, un indirizzo che ormai non uso quasi più e che, vista la pigrizia della proprietaria, conserva ancora gran parte dei vecchi messaggi.

I punti esclamativi

Ricorda: l’abuso di punti esclamativi non renderà il tuo messaggio né più chiaro, né più urgente, per questo nelle email formali e di lavoro ti consiglio di usarli con cautela.

Un esempio di come scrivevo: Ecco il pezzo sulla fiera di domani! Dacci un’occhiata e fammi sapere se c’è qualcosa da aggiungere! Aspetto conferma entro stasera!

Non lo trovi un po’ troppo? Cosa volevo trasmettere? Fretta? Entusiasmo? Non so a te, ma a me, leggendolo ora, sembra solo scritto da un’esagitata (non erano tutte così, per fortuna). Non ci siamo. Attenzione, non sto dicendo che i punti esclamativi non vanno usati, anzi sono utilissimi a dare calore a una comunicazione pure di carattere lavorativo, perché no. Ma ti suggerisco di usarli con parsimonia.

Ecco la frase di prima, riscritta con meno slancio: Ecco il pezzo sulla fiera di domani! Dacci un’occhiata e fammi sapere se c’è qualcosa da aggiungere,  aspetto conferma entro stasera.

Sempre sorridente, ma più posata ecco.

L’abbonamento al “salve”

Ecco un altro errore che ti consiglio di non fare nello scrivere email: abbonarti al salve. Nel parlato è molto diffuso, soprattutto fra i giovani, forse perché visto come forma di saluto meno impegnativa, in particolare quando non si sa se dare del tu o del lei (e quando si è indecisi fra il buongiorno e il buonasera). Parlando di email però, resta una formula piuttosto informale e quindi poco adatta a comunicazioni che richiedono invece maggior rispetto ed eleganza.

La mia vecchia casella di posta ad esempio è piena di “Salve professore”, “Salve dottoressa”, di salve di qua e di salve di là che, a guardarli adesso, mi fanno un po’ sorridere perché, in certi casi, non era proprio adeguato. L’alternativa a quel salve d’altronde c’è. Vuoi mantenere il rispetto senza essere troppo ossequioso? Usa Gentile. Hai già avuto un contatto con questa persona e preferisci un saluto più caloroso? Buongiorno sarà perfetto.

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L’oggetto

Sei sicuro di voler inviare il messaggio senza l’oggetto? Chiese il server email all’utente distratto. Che sia per distrazione, fretta o noncuranza, sta di fatto che quell’oggetto di tanto in tanto rimane vuoto. E non va bene per niente. L’oggetto è un titolo a tutti gli effetti, il titolo della tua mail. Lasciarlo perdere aumenta di tanto le possibilità che il tuo messaggio non venga aperto. Perciò, perché non fare un piccolo sforzo? In fondo devi solo sintetizzare, in una riga, ciò di cui tratta la mail. Punto.

Che fine avranno fatto i miei curriculum inviati senza oggetto? Non so perché, ma qualcosa mi fa pensare che il loro destino sia stato un bel cestino virtuale. D’altra parte, se l’oggetto è importante in generale, lo è doppiante quando invii un cv via email. Magari non ti chiameranno lo stesso, ma sicuramente non avrai nulla di cui rimproverarti.

I recapiti

In particolare nello scrivere email di lavoro è importante lasciare i propri riferimenti, come il numero di telefono. Puoi metterlo al termine del messaggio, sotto il tuo nome e cognome, in modo da essere facilmente rintracciabile.

Se chi legge ha bisogno di ulteriori informazioni è fondamentale che possa confrontarsi il prima possibile con te. Mi è capitato di leggere email di questo genere in ritardo, così una questione che si poteva risolvere in cinque minuti al telefono si è magari protratta per giorni. Se avessi inserito il recapito non sarebbe successo.

E tu? Quali sono le tue cattive abitudini in fatto di email? Se di va di parlarne scrivimi un commento!