Devi scrivere un’email formale e non sai da che parte cominciare? Hai paura di fare figuracce, soprattutto perché non sai qual è il registro più adeguato alla situazione? Non preoccuparti, non sei di certo l’unico. La “colpa”è in parte della facilità con cui siamo abituati a comunicare oggi: su Internet ci si da tutti del tu e allora come porsi in un’email formale? Meglio mantenersi rigidi e ingessati come si faceva nelle care e vecchie lettere, oppure lasciarsi andare alla sciatteria più selvaggia? È ovvio che, come in tutte le cose, la risposta sta nel mezzo: va bene ricalcare lo stile classico epistolare (perché si parla pur sempre di comunicazione formale), alleggerendolo però dalle eccessive pomposità. Inoltre, è importante adeguare lo stile: più o meno rigido a seconda dell’interlocutore e della situazione. Ecco 7 punti su cui concentrarti per scrivere un’email formale correttamente.

Prima di tutto: scaletta

Lo sai che è matematicamente impossibile comunicare in modo limpido e chiaro se quel pensiero non è chiaro prima di tutto a te? Cosa fare quindi per ordinare le idee? Creare una scaletta. La scaletta ti serve a elencare tutte le cose da inserire nell’email, a decidere quali informazioni mettere prima e quali dopo, a predisporre già la distribuzione dei contenuti in blocchi di testo. Parola magica? Ordine, ordine, ordine.

E se vuoi approfondire:  Scrivere bene: 3 suggerimenti per una scrittura semplice e chiara.

L’oggetto

Non sognarti neanche di inviare un’email formale senza oggetto. L’oggetto è come il titolo che ti spinge a comprare un libro, lo slogan che ti porta a fermarti davanti a una pubblicità. L’oggetto è importantissimo e senza di lui è probabile che la tua email non venga nemmeno mai letta. Perché sia efficace, l’oggetto deve essere chiaro (far capire subito il contenuto della tua email) e sintetico (per attirare l’attenzione ed essere leggibile per intero sugli schermi piccoli).

Per saperne di più:  Email, oggetto del messaggio: errori da evitare.

La formula di apertura

Con formula di apertura si intende il saluto che apre il messaggio. Come va scelto? Io ti suggerisco di farlo in base al rapporto che hai con l’interlocutore, alla situazione e al tipo di relazione che desideri creare (mantenere il distacco o puntare su una maggior empatia). Ci saranno quindi le volte in qui un “Egregio” risulterà troppo freddo (e un più morbido “Gentile” ti consentirà di accorciare le distanze), altre in cui invece sarà d’obbligo una maggior riverenza. L’importante è non mancare mai di rispetto ed eleganza. Vuoi saperne di più su come scegliere la formula di apertura? Ne parlo in maniera più approfondita qui: Occhio alla partenza: come iniziare un’email formale.

Testo dell’email: sintetico e chiaro

Sintesi e chiarezza sono le regine indiscutibili del testo dell’email. Ci saranno casi in cui dovrai dilungarti di più, ma in generale meglio non essere prolissi: non ripetere gli stessi concetti più volte, non fare giri di parole, non usare periodi contorti. Dopo i saluti, presentati subito: dì chi sei e il perché dell’email (se vi conoscete già non ci sarà bisogno di presentarti , ovviamente). Dividi il messaggio in paragrafi, che significa andare a capo lasciando uno spazio una volta terminato un concetto (qui ti tornerà utile la scaletta,) e mantieni uno stile sobrio (non abusare di punti esclamativi e faccine).

Maiuscola di riverenza: si usa o non si usa?

Un esempio delle celeberrime maiuscole di rispetto? Le porgo i miei cordiali saluti, avrei piacere di mostrarLe, mi informerò sulla Sua azienda. Vuoi la verità? Non esiste una vera regola a questo proposito. Il mio suggerimento? Valutare volta per volta:  nonostante sia dell’opinione che sono ormai formule da lasciare al passato (perché troppo pesanti e ossequiose), mi rendo pure conto che esistono contesti molto formali dove il loro utilizzo è tuttora apprezzato e suggerito.

La formula di chiusura

Il più è fatto, mancano solo loro: i saluti finali. Questa è forse una delle parti più semplici nello scrivere un’email formale, perché la scelta dipende prevalentemente dal registro usato nel resto del messaggio. Ti sei mantenuto su un tono particolarmente formale? Puoi optare per Distinti o Cordiali saluti.  Al contrario, lo stile dell’email è sciolto e poco ingessato? Un Buona giornata potrebbe essere la soluzione ideale. Inoltre, puoi accompagnare i saluti finali con una frase che serve a ringraziare (per l’attenzione dedicata ad esempio), o a specificare che si attende una risposta. Se vuoi saperne di più sulle formule di commiato, ne parlo meglio in : Cordiali saluti: come concludere un’email formale.

Grammatica e punteggiatura: non farti sfuggire errori

Un ultimo consiglio: prima di premere il tasto “invio”, rileggi sempre l’email più di una volta. Controlla di non aver commesso errori di grammatica o di punteggiatura che, in un’email formale (ma anche in generale), non sono un gran bel vedere.

Dubbi o incertezze?

Scrivere un’email formale non è difficile. Basta curare alcuni aspetti fondamentali e valutare le scelte stilistiche da fare in base alla situazione. Hai provato a scriverne una seguendo i consigli che ti ho dato? Come ti sei trovato? Hai dubbi e incertezze? Scrivimi un commento!