Oggi voglio parlarti di come scrivere email efficaci, in particolare degli errori che in passato facevo nel redigerne una. Spulciando nell’archivio polveroso del mio vecchio account di posta, che per pigrizia della proprietaria conserva ancora tantissime email dell’epoca (parliamo di dieci anni fa, non so se rendo l’idea) ho trovato queste autentiche “perle”, che a guardarle adesso mi fanno un po’ sorridere (se non rabbrividire).

Gli errori che facevo erano dovuti all’età, all’inesperienza, al fatto che nessuno mi avesse mai insegnato il modo migliore di pormi. Sto parlando di email professionali, naturalmente, non di una comunicazione destinata agli amici, dove non dobbiamo seguire regole precise.

Una punteggiatura sbagliata, forme di saluto poco adeguate, la mancanza di un’accurata formattazione rischiano di farci fare pessime figure in un contesto formale. In questo post, quindi, ti svelerò 4 errori che in passato facevo nello scrivere email. Ovviamente non pretendo di essere esaustiva: ci sarebbero tante altre cose da dire in proposito e ulteriori consigli da dare… Vorrà dire che in futuro raccoglierò tutti i suggerimenti più importanti in un unico post 🙂

1 – Dimenticare l’oggetto

Dimenticare d’inserire l’oggetto è il modo più sicuro per evitare che la nostra email venga aperta. Purtroppo, ho notato che diverse email da me scritte in passato avevano questo campo vuoto… male, malissimo.

L’oggetto infatti è come un titolo, poiché permette al destinatario di comprendere subito il contenuto dell’email, di valutarne l’interesse e l’urgenza. Quindi, l’oggetto va scritto con attenzione… ma soprattutto va scritto.

Perciò, verifica sempre di aver compilato questo campo prima d’inviare un’email e, quando lo scrivi, cerca di essere breve: l’oggetto deve essere interamente leggibile dal desktop e, possibilmente, anche dallo schermo di uno smartphone.

2 – Eccesso di punti esclamativi

A rileggerle adesso mi viene da rabbrividire: email zeppe di punti esclamativi, manco fossero un fumetto di Topolino. Non ci siamo proprio… Bocciate.

L’uso del punto esclamativo oggi è sicuramente inflazionato. Quando si è molto giovani, poi, e si è influenzati dalla comunicazione informale che si ha con gli amici, è facile trasportare questo stile, decisamente poco sobrio ed elegante, anche in altri contesti.

Ma le email professionali esigono una forma decisamente diversa e in quest’ambito, secondo me, il punto esclamativo andrebbe evitato o comunque usato con molta parsimonia per non apparire infantili o ansiogeni. Cerchiamo quindi di trasmettere professionalità facendo anche attenzione a questi aspetti perché, come si dice, la forma è sostanza.

scrivere email

3 – Salutare con il “salve”

Molte persone iniziano email di tipo formale con il “salve”. In passato lo facevo spesso anch’io, convinta non ci fosse nulla di sbagliato. Con l’esperienza, informandomi e leggendo ciò che scrivono in proposito persone ben più esperte di me, mi sono invece resa conto che questa forma di saluto non è molto indicata in email formali, soprattutto quando ci si rivolge per la prima volta a una persona che non si conosce. “Salve”, infatti, è considerato troppo informale.

Per scrivere email destinate a un contesto formale e professionale, ti consiglio di optare per “Gentile” (ad esempio “Gentile signor” o “Gentile dottoressa”), ottima soluzione se scrivi per la prima volta a una persona che non conosci. Anche “Buongiorno” può andare bene, magari in una seconda fase, però, quando è già avvenuto un primo contatto con il destinatario o lo si conosce già.

Se ti interessa approfondire come iniziare un’email formale, ne parlo meglio in questo post.

4 – La divisione dell’email in paragrafi

La cosa migliore sarebbe non scrivere email troppo lunghe e cercare di essere, per quanto possibile, concisi. Se il testo comincia a superare la decina di righe, però, è forse necessario pensare di dividerlo in paragrafi.

Guarda, ad esempio, come gestisco il testo di questo articolo. Hai notato che ogni tanto vado a capo, lasciando uno spazio fra le varie parti del post? Questa scelta deriva dal fatto che desidero renderti la lettura il più agevole possibile e lo stesso dovresti fare tu quando scrivi un’email.

Cerca di creare degli stacchi fra le varie parti del testo, in modo che chi legge riesca ad orientarsi meglio. Utilizza elenchi puntati e numerati, se necessario. Evita, quindi, di creare un unico blocco di testo, cosa che invece, purtroppo, caratterizzava qualche email del mio passato…

Conclusioni

L’email oggi è un mezzo imprescindibile per comunicare, soprattutto a livello professionale. È quindi importante imparare a utilizzarla nel modo giusto, padronanza che, secondo me, si acquisisce soprattutto con l’esperienza. Spero, con questo post, di averti dato qualche consiglio utile di base per capire come scrivere email efficaci e migliorare il tuo approccio a questo mezzo di comunicazione. Se hai bisogno di qualcuno che revisioni o scriva la tua email, contattami su mara.dangeli@yahoo.com